10 Tipps für erfolgreiche Online Konferenzen
1.) Rechtzeitiger Check der Technik vor dem Online Meeting
Funktionieren Software, Mikrofon und Lautsprecher einwandfrei? Ist die Kamera gut eingestellt? Testen Sie deutlich vor Beginn der Online Konferenz Ihr System mit einem Kollegen oder Bekannten. So erleben Sie keine unliebsamen Überraschungen.
Informieren Sie alle Personen in Ihrer Umgebung über den Termin des Meetings, um Störungen zu vermeiden. Schalten Sie Ihr Handy leise. Das fördert Ihre Konzentration in der Konferenz.
Sitzen Sie bequem? Gerade bei längeren Meetings ist das wichtig und sorgt für gute Konzentration.
2.) Den Bildschirm teilen, aber richtig
Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen, beachten Sie, welche Applikationen Sie frei geben. Schließen Sie alle Anwendungen auf Ihrem Computer, außer denen, die Sie zur Präsentation benötigen. Benachrichtigungen wie „Sie haben neue Post“, „Sie haben eine neue Ebay-Nachricht erhalten“ oder ähnliche Nachrichten sollten Sie abstellen. Das lenkt Ihre Gesprächspartner ab und gibt vielleicht Eindrücke preis, die Sie gar nicht geplant haben.
Wenn Sie verschiedene Ansichten zeigen möchten, probieren Sie diese vorher aus und lassen Sie sie geöffnet. Sie sparen Zeit im Meeting und niemand braucht Ihre Speicherwege nachverfolgen.
3.) Der erste Eindruck: Setzen Sie sich perfekt ins Bild!
Ihr Gegenüber sieht Ihr Gesicht, Ihren Oberkörper und im Hintergrund den Raum. Der erste Eindruck hat eine starke Wirkung auf den Verlauf des Gesprächs. Wie sollen Ihre Gesprächspartner Sie und Ihr Umfeld wahrnehmen? Schalten Sie die Kamera an und versetzen Sie sich in der Rolle Ihrer Gesprächspartner. Was würden Sie von der Person vor dem Bildschirm und dem Umfeld denken? Übrigens: Bei einigen Software-Produkten lässt sich der Hintergrund weichzeichnen.
4.) Gute inhaltliche Vorbereitung spart Zeit und Energie
Virtuelle Meetings sind anstrengender als Besprechungen mit persönlicher Anwesenheit. Berücksichtigen Sie das unbedingt bei Ihrer Agenda und der Anzahl der Besprechungsthemen. Nach meiner Erfahrung kann man gut 60 bis 90 Minuten virtuell kommunizieren. Danach sinkt die Aufmerksamkeitsschwelle und es ist zwingend eine Pause erforderlich.
Denken Sie rechtzeitig an die Verteilung der Tagesordnung und weiterer notwendiger Unterlagen. Rechtzeitige Information ermöglicht es den anderen Teilnehmern, sich mit den Themen vertraut zu machen und aktiv an der Konferenz teilzunehmen. Das Meeting verläuft zielgerichteter und schneller.
5.) Kommunikation ist alles
Je nach Qualität der Verbindung gibt es kleinere oder größere Verzögerungen bei der Übertragung von Bild und Ton. Machen Sie kleine Pausen, bevor Sie beginnen zu sprechen. Falls Sie auf eine Antwort Ihres Partners warten, verdoppeln Sie die normale Reaktionszeit für Antworten. Wenn Sie nicht sprechen, schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, um Nebengeräusche (Kaffeetasse absetzen….) und Echos zu minimieren. Denken Sie jedoch daran, es auch rechtzeitig wieder einzuschalten, wenn Sie auf eine Frage Ihres Gesprächspartners antworten möchten.
Bei mehreren Teilnehmern bedarf es etwas Übung, damit nicht alle gleichzeitig mit dem Sprechen beginnen. Fragen lassen sich zum Beispiel erst einmal über die Chatfunktion sammeln. Der Moderator kann die Reihenfolge festlegen, es lassen sich Handzeichen oder andere Signale vereinbaren, um sich über die Sprechreihenfolge abzustimmen. … Seien Sie kreativ.
6.) Mimik und Stimme
Viele von uns sind an die Kamera (noch) nicht so gewöhnt und verhalten sich deshalb eher steif. Man denke nur an den Unterschied und die Selbstverständlichkeit bei Selfies von jungen oder älteren Menschen. Trainieren Sie ein normales Verhalten - ohne Angst vor der Kamera!
Versuchen Sie normal und deutlich zu sprechen. Vermeiden Sie zu häufige und schnelle Bewegungen. Aufgrund der Video-Übertragungsrate dauert der Bildaufbau bei Ihrem Gesprächspartner länger und beeinträchtigt dessen Konzentration.
7.) „Schau mir in die Augen, …“
Ein echter Blickkontakt ist während einer Videokonferenz nicht möglich. Wenn Sie auf den Monitor schauen, um Ihren Partner zu sehen, hat dieser den Eindruck, dass Sie an ihm vorbeischauen. Nur wenn Sie direkt in die Kamera schauen, schauen Sie "in die Augen" Ihres Gesprächspartners - allerdings sehen Sie ihn dann nicht mehr. Dieses Dilemma können Sie etwas beheben, indem Sie die Kamera direkt über dem Video Ihres Partners auf dem Monitor platzieren und beim Sprechen in die Kamera schauen, beim Zuhören auf das Videobild Ihres Partners. Dies ist zwar nur ein Kompromiss, jedoch die beste Methode, um einen Blickkontakt zu simulieren.
8.) Bilder nutzen
Geben Sie Ihrem Gegenüber die Gelegenheit, auch etwas anderes als Ihr Gesicht zu sehen. Power-Point-Präsentationen, Bilder, die Arbeit mit einem Whiteboard – all das kann helfen, die Aufmerksamkeit und Konzentration hochzuhalten.
9.) Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Wie bei jedem Meeting gilt es, die Ergebnisse und Vereinbarungen zu dokumentieren und Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben haben, zu verteilen.
10.) Sorgen Sie für sich!
Planen Sie zwischen zwei Meetings ausreichend Pause ein, um für die Folgebesprechung fit und vorbereitet zu sein.
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Ihre Anja Schmitt
